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会议会务服务公司

归档日期:07-18       文本归类:会议经费      文章编辑:爱尚语录

  会议会务服务公司_金融/投资_经管营销_专业资料。介绍会议会务公司相关程序,步骤和注意的事项

  会议会务服务公司 会议会务服务公司一般都采取一条龙服务方式, 根据客户相关要求, 结合会议实际需求 制定会议方案, 拟定会议协议, 双方确认无误后缴纳一定的保证金, 会议公司开始着手安排, 整个过程中与客户保护联系和有效的沟通,以保证会议万无一失的进行,以专业的管理,贴 心的服务,帮忙客户提升会议品质,创造会议价值,让客户满意,放心,安心。 会议服务的一般流程包括:会议前主办方的洽谈,机票,车票,住宿、酒店、会议场所、 交通等信息;会议中的会议接待,专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关服务,欢迎调幅、 欢迎牌、签到台、指示牌,会议资料,会议用品,会议演讲稿,议室条幅、灯光、音响、茶 饮,房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求, 用餐时间、 用餐标准及特殊客人 (回民) 的确认,旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认,娱乐消费形式、消费标准、娱乐 地点的确认,会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务等;会后给主办方提供会 议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结账,会议后的资料收集,制 作会议通讯录或花名册等。 了解了会议服务的一般流程的同时, 四海春秋全国会议服务公司还将告诉您不同的会议 有不同的会议需求,给大家介绍下一些相关会议分类:在举办会议之前,与会单位应该明确 所举办会议的种类,从而能够清楚掌握会议需求。 1、按照举办单位划分 一般认为,按照举办单位性质划分不同,可将会议分为三大类,分别为公司类会议,协 会类会议和其他组织会议。 (1)公司类会议 公司类会议规模大小不一,小到几个人,大到上千人。公司管理者强调的是信息传递, 而公司内部信息传递的最资本方式便是会议。 因此公司类会议的数量极其庞大。 有关机构在 做会议数量统计时, 很难准确统计公司类会议的数量, 因为很多公司并不愿意对外宣传内部 会议,如果将公司类会议比作冰山,那么它们被纳入统计资料的仅是冰山一角。 (2)协会类会议 协会类会议在会议市场中同样占有相当重要的位置。协会因人数和性质而互不相同, 他们的规模从小型地区性组织、 省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。 协会大致可 以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型。 (3)其他组织会议 这类会议的典型代表是政府机构会议,许多人在电视上看到过政治性会议。电视镜头 中显现的虽然是主会场,但是不难想象背后对小型会议室、套房和宴会等设施的需求。 2、按会议规模划分 根据会议的规模即参加会议的人数的多少,可将会议分为小型会议、中型会议、大型 会议及特大型会议。 小型会议:出席的人数少则几人,多则几十人,但是不超过 100 人; 中型会议:出席人数在 100-1000 人之间; 大型会议:出席人数在 1000-10000 人之间; 特大型会议:人数在 10000 人以上,例如节日聚会、庆祝大会等。 3、按照会议的性质和内容划分 根据会议的性质和内容,可将会议分为年会、专业会议、代表会议、论坛会议、座谈会、 专题讨论会 (1)年会 年会是就某一特定主题展开讨论的聚会,议题涉及政治、经贸、科学、教育或 者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开,也可以附 带展示会,多数年会是周期性的,最常见的周期是一年一次。 (2)专业会议 专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论,可以召开分组小会,也 可以只开大会。就与会者人数而言,专业会议的规模可大可小。 (3)代表会议 这个词最常在欧洲和国际活动中使用。 它常指在本质上同专业会议的事件和活动。 只有 在美国,这个词用来指立法机构。 (代表)大会的出席人数差别很大。 (4)论坛 论坛的特点是反复深入的讨论, 一般由小组组长或演讲者来主持。 它可以有许多的听众 参与, 并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法, 两个或更多的讲演者可 能持相反的立场, 对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。 主持人主持讨论会并总结双方观 点,允许听众提问,所以饭店必须对这种论坛会议提供多个线)座谈会、专题讨论会 这种座谈会和专题讨论会除了更加正式外, 与论坛那样的论坛会议是一样的。 不管个人 还是专门小组参加,方法就是进行一种陈述讲演,有一些预定好的听众参加,但是一般讲要 少一些论坛会议所拥有的那种平等交换意见的气氛和特征。 包括讲座, 研讨会、 专家讨论会、 讨论会,专题讨论会,专门小组就某一问题公开进行的讨论会培训性会议,奖励会议 4、按照会议活动特征划分 (1)商务型会议 一些公司、 企业因其业务和管理工作发展需要在饭店召开的商务会议。 出席这类会议的 人员素质比较高,一般是企业的管理人员和专业技术人员,他们对饭店设施、环境和服务都 有较高的要求, 且消费标准高。 召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭 店, 如大型企业或跨国公司一般都选择当地最高星级的饭店。 商务型会议在饭店召开常与宴 会相结合,会议效率高,会期短。 (2)度假型会议 公司等组织利用周末假期组织员工边度假休闲, 边参加会议, 这样既能增强员工之间的 了解,以及企业自身的凝聚力,又能解决企业所面临的问题。度假型会议一般选择在风景、 名胜地区的饭店举行。这类会议通常会安排足够的时间让员工观光、休闲和娱乐。 (3)展销会议 参加商品交易会、 展销会、 展览会的各类与会者入住饭店, 住店天数展览会期长一两天, 同时,还会在饭店举办一些招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动,有时晚间还会有娱 乐消费。另外,一些大型企业或公司还会可能单独在饭店举办展销会,整个展销活动全在饭 店举行。文化交流会议,各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流的活动,常以 考察、交流等形式出现。 (4)专业学术会议 这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议,如专题研究会、学术 报告会、专家评审会等。 (5)政治性会议 国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容 采用大会和分组讨论等形式。 (6)培训会议 用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方 面的理论培训,培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式。 了解了会议分类以后,四海春秋全国会议服务平台也提醒您不要忘记了会议的座次安 排,在对员工相关培训时要郑重强调,避免因一些小问题而影起一些不愉快,给客户留下不 专业的印象,从而影响公司的形象。会议的目的是交流与沟通,座次安排直接关系着与会嘉 宾的心理感受,并影响着交流的效果。常见的会议座次安排有以下几种: (1)环绕式 环绕式座次安排不设主席台,将桌椅摆放在会场四周,不明确座次的尊卑次序, 听任与会者自由就座。 (2)圆桌式 圆桌式座次安排是指在会场上摆放圆桌,请与会者自由就座。圆桌可以是大型的 椭圆形会议桌,请全体与会人员在其周围就座,也可以是多张圆桌集中在一个会场,与会者 自由组合,各自就座。与会人员较少时适合采用前者,参会者多时,可以采用后者。 (3)主席式 主席式座次安排指会场上有明显的主席台,领导、嘉宾、主持人、主人等被有意 识地安排在主席台就座。通常情况下,中央、前排或是会标之下、面对正门处是主席台所在 之地。 主席台座次安排 正式会议主席台必须安排座次、放名牌,以便领导、嘉宾、主持人能对号入座,避免上 台之后互相谦让。 主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2 号领导在 1 号领导左手位置,3 号 领导在 1 号领导右手位置;领导为偶数时,1、2 号领导同时居中,2 号体育场依然在 1 号领 导左手位置,3 号领导依然在 1 号领导右手位置。 几个单位的领导人同时上主席台,通常按单位排列次序排列。可灵活掌握,不必生搬 硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当 往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常 掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在 主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。 对上主席台的领导同志能否届时出席会议, 在开会前务必逐一落实。 领导同志到会场后, 要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多,还应准备 座位图。如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。 还要注意认真填写名签,谨防错别字出现 以上资料仅供参考, 各单位可根据自己公司企业具体情况而定, 可咨询相关专业会议服 务公司。

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